Этикет отправления факсов

При отправке факсов самое главное требование - это краткость. Прежде чем отправлять послание, необходимо тщательно сформулировать предложения. Проверьте также, чтобы не повторялись по нескольку раз одни и те же мысли. Самый лучший вариант факса - когда он умещается на одном листе.

Не стоит посылать факс несколько раз подряд. Лучше перезвоните вашему оппоненту и поинтересуйтесь, нормально ли прошла копия. Это же правило, кстати, следует отнести и к электронной почте. Не стоит слать одно и то же письмо десять раз, боясь, что оно не дойдет до адресата. Лучше повторить его позже или поинтересоваться, дошло ли оно, чем слать полтора десятка идентичных посланий. Как бы вы отнеслись, если бы в ваш почтовый ящик почтальон затолкал пятнадцать конвертов от одного адресата с одинаковым содержанием? А ведь это то же самое, переход на электронный формат ничего не меняет.

Прежде чем отправлять факс, необходимо подготовить документы, которые вы будете отправлять. Эти бумаги должны отвечать тем же требованиям, что и деловое письмо, иметь все необходимые реквизиты.

Если пересылаемые бумаги являются официальными документами, проверьте на них наличие подписей и печатей. Печать и подпись ответственного лица на пересылаемом по факсу официальном документе должны стоять обязательно.

Не забывайте указывать номер своего факса, чтобы с вами могли связаться. Это диктуют не только правила вежливости, но и банальная необходимость.

И последнее: обязательно проставляйте номер факса своего партнера, название и код города, название фирмы, фамилию и имя адресата.

Как видите, правил не так много и все они несложны в исполнении. Однако если вы будете придерживаться их в своем деловом общении, то сумеете оставить о себе впечатление как о человеке вежливом, обходительном, имеющем деловую хватку и умеющем ценить как свое, так и чужое время.