Этикет телефонных переговоров

Начнем с общения по телефону. Принято считать, что телефонный разговор чуть ли не самое простое в деловом общении. На самом деле это далеко не так. Звонок по телефону должен подчиняться определенным правилам.

В первую очередь в телефонном общении ценятся краткость, четкость и ясность не только в мыслях, но и в словах. Разговор должен быть деловым, кратким и вежливым.

Собеседник не может оценить вас по внешнему виду, стилю одежды, манере поведения и т. д. Тем не менее существует множество невербальных нюансов, которые можно использовать в разговоре, дабы подчеркнуть какую-либо мысль или показать собственные положительные качества. К таким средствам можно отнести паузы, их длительность и умение вовремя га расставлять. Об оппоненте также можно судить по молчанию, интонациям. Или, например, если человек быстро снимает трубку, можно сделать предположение, что он не очень сильно занят либо очень ждет звонка.

Самое главное: ваш оппонент будет оценивать вас по тому, как вы умеете строить беседу и сколь вежливо вы держитесь.

Что же вежливо и что недопустимо в общении по телефону?

Прежде чем набирать номер, стоит заранее продумать содержание звонка. Подготовить бумагу, ручку, нужные цифры, адреса, фамилии, чтобы, когда в них возникнет надобность, не бежать в соседнюю комнату и не листать судорожно записные книжки, заставляя оппонента маяться в ожидании.

Дозвонившись, для начала следует представиться. Первым всегда представляется тот, кто звонит. Далее коротко излагают причину звонка. Пели на месте нет того абонента, с которым вы хотели бы переговорить, достаточно будет поздороваться и попросить пригласить к телефону интересующего вас человека. Если же его вовсе нет в пределах досягаемости, можно уточнить, когда он будет, или попросить что-либо передать.

Не стоит спрашивать, с кем вы говорите. Любимый многими вопрос: «А это кто?» - звучит как минимум некорректно. Можно лишь уточнить, правильно ли вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели.

Если к телефону просят вашего коллегу, нельзя выяснять, кто его спрашивает. Задавать вопрос: «Кто звонит?» - некорректно. В таком случае вы можете только поинтересоваться, нужно ли что-то передать отсутствующему.

Если вы ошиблись номером, то при повторном наборе сразу уточните, тот ли это номер, что вам нужен.